| การกำหนดคุณสมบัติของข้อมูลในการประมวลผล |
|||||||||||||||||||||
| 1.
กำหนดชื่อและจำนวนเขตข้อมูลในระเบียนข้อมูล เช่น ในระเบียนข้อมูลนักเรียน อาจประกอบด้วยเขตข้อมูลจำนวน
6 เขตคือ เขตข้อมูลที่ 1 ชื่อเขตข้อมูล ID หมายถึง เลขประจำตัวนักเรียน เขตข้อมูลที่ 2 ชื่อเขตข้อมูล NAME หมายถึง ชื่อ-สกุลนักเรียน เขตข้อมูลที่ 3 ชื่อเขตข้อมูล GENDER หมายถึง เพศของนักเรียน เขตข้อมูลที่ 4 ชื่อเขตข้อมูล BIRTHDAY หมายถึง วันเดือนปีเกิดของนักเรียน เขตข้อมูลที่ 5 ชื่อเขตข้อมูล FA_NAME หมายถึง ชื่อบิดาของนักเรียน เขตข้อมูลที่ 6 ชื่อเขตข้อมูล MO_NAME หมายถึง ชื่อมารดาของนักเรียน |
|||||||||||||||||||||
| 2. กำหนดชนิดและขนาดของเขตข้อมูลแต่ละเขต เช่น เขตข้อมูล NAME เป็นตัวอักษรขนาด 30 ตัวอักษร | |||||||||||||||||||||
| 3. กำหนดวิธีการและสื่อในการจัดเก็บข้อมูล แฟ้มข้อมูลจะได้รับการนำไปเก็บไว้ในหน่วยความจำของคอมพิวเตอร์ โดยข้อมูลนี้อาจได้รับการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมหรือตัดออกได้ | |||||||||||||||||||||
|
| ลักษณะประจำ |
ข้อมูล |
ลักษณะของข้อมูล |
|||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
| เมื่อนำเขตข้อมูลทั้งหมดมาวางเรียงกัน จะเกิดรูปแบบที่เรียกว่า โครงสร้างระเบียน ซึ่งสามารถใช้เป็นเครื่องบ่งบอกถึงโครงสร้าง ของแฟ้มนั้นได้ เช่น แฟ้มประวัตินักเรียนมีโครงสร้างดังนี้ | ||||||
|
||||||
| ในแต่ละระเบียนอาจเลือกเขตข้อมูลหนึ่ง ซึ่งสามารถบ่งบอกความแตกต่าง ของข้อมูลให้ทราบได้อย่างมีนัยสำคัญมา เป็นตัวบ่งชี้ความแตกต่างของระเบียน แต่ละระเบียนซึ่งเรียกว่า กุญแจ(Key) เช่น ระเบียนประวัตินักเรียนอาจเลือกเขตข้อมูล ID เป็นกุญแจเพราะเขตข้อมูลนี้บ่งบอกความแตกต่างอย่างมีนัยสำคัญ กล่าวคือ จะบอกได้ว่าเป็นนักเรียนคนเดียวกันหรือไม่ ถ้าข้อมูลในเขตข้อมูล ID เหมือนกันแสดงว่าเป็นคนเดียวกัน แต่ถ้าไม่เหมือนกันแสดงว่าเป็นคนละคนกัน |