1.3 ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล (database management software) การใช้งานคอมพิวเตอร์อย่างหนึ่งคือการใช้เก็บข้อมูล และจัดการกับข้อมูลที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์ จึงจำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์จัดการข้อมูล การรวบรวมข้อมูลหลายๆ เรื่องที่เกี่ยวข้องกันไว้ในคอมพิวเตอร์เรียกว่าฐานข้อมูล ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจึงหมายถึงซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลข้อมูล การประมวลผลข้อมูลพื้นฐาน การสร้างรายงานผล หรือสรุปผลของข้อมูลที่ผ่านการประมวลแล้ว ซอฟต์แวร์นี้จะมีการจัดเก็บทั้งค่าข้อมูลพร้อมโครงสร้างข้อมูล เพื่อช่วยลดความซ้ำซ้อนและความขัดแย้งของข้อมูลตลอดจนช่วยให้ผู้ใช้งานทั้งหลายได้รับความสะดวกและใช้ข้อมูลร่วมกันได้

ในซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลจะมีการจัดเก็บเป็นตารางความสัมพันธ์ (relation) ซึ่งในฐานข้อมูลหนึ่งๆ จะมีตารางความสัมพันธ์หลายตาราง และในแต่ละตารางความสัมพันธ์ก็จะมีได้หลายลักษณะประจำ ( attribute ) ในการสร้างลักษณะประจำนั้นจะมีการกำหนดชนิดของลักษณะประจำ และกำหนดคุณสมบัติอื่นๆ เช่น รูปแบบ และความยาวของเขตข้อมูล เป็นต้น สิ่งที่ขาดไม่ได้คือต้องกำหนดลักษณะประจำ 1 ตัวให้เป็นเขตกุญแจหลัก (primary key) ของตารางความสัมพันธ์ด้วย เมื่อกำหนดลักษณะประจำในตารางความสัมพันธ์แล้ว ก็จะสามารถเติมข้อมูลได้ ซึ่งข้อมูลในแต่ละแถวของตารางความสัมพันธ์แต่ละแถว เราเรียกว่า เอนทิตี้ (entity)

นอกจากนั้นซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลยังมีในส่วนของพจนานุกรมข้อมูล ซึ่งจะบอกรายละเอียดของตารางความสัมพันธ์ เช่นบอกชื่อตารางความสัมพันธ์ จำนวน รายชื่อคุณลักษณะประจำ และเขตกุญแจหลัก เราสามารถสร้างดัชนีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการใช้งานและการเข้าถึงข้อมูลในฐานข้อมูล โดยประกอบด้วยข้อมูลที่แสดงตำแหน่งของข้อมูลจากค่าที่กำหนด และยังสามารถกำหนดความสัมพันธ์ของตารางข้อมูล สร้างรายงาน และส่วนประกอบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้ โครงสร้างและรูปแบบต่างๆ เหล่านี้ถูกกำหนดขึ้นเพื่อช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้สะดวก ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลบางซอฟต์แวร์ก็สามารถเรียกใช้งานฐานข้อมูลที่สร้างจากซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลอื่นได้

หน้าต่างการใช้ซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลของไมโครซอฟต์แอกเซส

ซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลมีอยู่หลายชนิด แต่ละชนิดก็มีความเหมาะสมกับงานที่แตกต่างกัน ตัวอย่างของซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูล เช่น ไมโครซอฟต์แอกเซส ดีเบส และ ฟอกซ์เบส นอกจากนี้ยังมีระบบจัดการฐานข้อมูลบนระบบปฏิบัติการอื่น เช่น บนระบบลีนุกซ์มีซอฟต์แวร์ระบบฐานข้อมูลเป็นจำนวนมากทั้งที่เป็นโปรแกรมที่ใช้ฟรี เช่น มายเอสคิวแอล, โพสเกรส เอสคิวแอล, พีคิวแอล หรือซอฟต์แวร์ที่เป็นซอฟต์แวร์การค้า เช่น ดีบีทู, อินฟอร์มิก, อินเกรส, ออราเคิล และ ไซเบส เป็นต้น